I. Tujuan

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua kegiatan acara yang dilaksanakan mendapatkan bantuan yang efektif dan efisien dari tim terkait, sehingga acara dapat berjalan lancar dan sukses.

II. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh staf, panitia, dan pihak terkait yang terlibat dalam perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan kegiatan acara di Universitas Balikpapan (Uniba).

III. Definisi

1. Acara: Kegiatan yang diselenggarakan oleh universitas, fakultas, atau organisasi mahasiswa yang melibatkan partisipasi internal maupun eksternal.
2. Tim Pendukung Acara: Tim yang bertanggung jawab dalam memberikan dukungan teknis, logistik, dan administratif untuk kelancaran acara.

IV. Tanggung Jawab

1. Ketua Panitia: Bertanggung jawab atas keseluruhan perencanaan dan pelaksanaan acara.
2. Tim Pendukung Acara: Menyediakan bantuan teknis, logistik, dan administratif sesuai dengan kebutuhan acara.
3. Koordinator Layanan: Mengkoordinasikan semua permintaan bantuan dan memastikan semua kebutuhan acara terpenuhi tepat waktu.

V. Prosedur

1. Perencanaan Acara

1.1. Permintaan Bantuan

• Ketua Panitia mengajukan permintaan bantuan kepada Koordinator Layanan setidaknya 30 hari sebelum acara.
• Permintaan mencakup detail acara, kebutuhan teknis, logistik, dan personel.

1.2. Rapat Koordinasi

• Koordinator Layanan mengadakan rapat koordinasi dengan Tim Pendukung Acara untuk membahas detail kebutuhan.
• Membuat jadwal dan rencana kerja berdasarkan permintaan yang diajukan.

2. Persiapan Acara

2.1. Penyiapan Peralatan dan Fasilitas

• Tim Pendukung Acara memastikan semua peralatan teknis (sound system, proyektor, dll.) dan fasilitas (kursi, meja, tenda, dll.) siap digunakan.
• Memeriksa dan memastikan kondisi peralatan dan fasilitas dalam keadaan baik.

2.2. Koordinasi dengan Pihak Terkait

• Menghubungi pihak keamanan, kebersihan, dan layanan kesehatan untuk memastikan kesiapan mereka dalam acara.
• Membuat surat pemberitahuan dan izin penggunaan fasilitas kepada pihak terkait.

3. Pelaksanaan Acara

3.1. Monitoring dan Evaluasi

• Tim Pendukung Acara berada di lokasi untuk mengawasi pelaksanaan acara dan memberikan bantuan jika diperlukan.
• Memastikan semua kebutuhan teknis dan logistik berjalan sesuai rencana.

3.2. Pengelolaan Kendala

• Menyediakan solusi cepat dan tepat untuk mengatasi kendala yang mungkin timbul selama acara berlangsung.
• Melaporkan setiap masalah yang tidak dapat diselesaikan langsung kepada Koordinator Layanan.

4. Penutupan Acara

4.1. Pembongkaran dan Pembersihan

• Tim Pendukung Acara bertanggung jawab untuk pembongkaran peralatan dan pembersihan lokasi acara.
• Mengembalikan semua peralatan dan fasilitas ke tempat semula.

4.2. Evaluasi dan Laporan

• Melakukan evaluasi bersama Ketua Panitia mengenai keberhasilan dan kendala yang dihadapi selama acara.
• Menyusun laporan akhir yang mencakup hal-hal yang perlu diperbaiki untuk acara mendatang.

VI. Layanan Pendukung

Layanan Teknis

• Penyediaan dan pengelolaan peralatan audio-visual, sistem penerangan, dan teknologi informasi.

Layanan Logistik

• Penyediaan fasilitas fisik seperti tenda, kursi, meja, dan pengaturan tempat.

Layanan Administratif

• Bantuan dalam penyusunan dan distribusi undangan, dokumentasi acara, dan pengelolaan tamu.

VII. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

• Menyediakan petunjuk keselamatan dan prosedur darurat di setiap lokasi acara.
• Memastikan ketersediaan alat pemadam kebakaran dan kotak P3K.

VIII. Penutup

SOP ini dibuat untuk memastikan bahwa setiap kegiatan acara di Universitas Balikpapan dapat berlangsung dengan lancar dan sukses. Semua pihak yang terlibat diharapkan dapat memahami dan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan. Dengan demikian, setiap acara yang diselenggarakan dapat memberikan pengalaman yang positif dan berkesan bagi semua peserta.

Dokumen ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau secara berkala untuk perbaikan dan penyesuaian sesuai kebutuhan.